Świadczymy usługi profesjonalnego niszczenia dokumentów, dostosowane do poziomu poufności oraz wrażliwości zawartych w nich informacji. Każdy etap realizacji usługi został zaprojektowany w taki sposób, aby zapewnić maksymalne bezpieczeństwo danych oraz pełną kontrolę nad procesem ich utylizacji.
Oferowane rozwiązania umożliwiają trwałe i nieodwracalne zniszczenie dokumentacji, nawet do najwyższych poziomów tajności, zgodnie z obowiązującymi normami, w tym normą DIN 32757. Zastosowane metody gwarantują całkowite uniemożliwienie ponownego odtworzenia danych.
Proces niszczenia dokumentów podlega stałemu nadzorowi, a dostęp do przekazanej dokumentacji jest ściśle ograniczony. Dokumenty są niszczone niezwłocznie po ich dostarczeniu, a kontakt z nimi mają wyłącznie upoważnieni pracownicy objęci klauzulą poufności. Dzięki temu ryzyko nieautoryzowanego dostępu do informacji zostaje całkowicie wyeliminowane.
Usługi niszczenia realizowane są wyłącznie przez wykwalifikowany personel, z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. W zależności od potrzeb oferowane są różne formy współpracy:
Odbiór dokumentów od klienta – dokumentacja jest bezpiecznie odbierana z siedziby klienta i niszczona w wyznaczonym miejscu realizacji usługi.
Niszczenie dokumentów u klienta – proces niszczenia odbywa się bezpośrednio w siedzibie klienta, w miejscu przez niego wskazanym.
Cykliczne niszczenie dokumentów – wygodne rozwiązanie dla biur, polegające na regularnym opróżnianiu specjalnych pojemników przeznaczonych na dokumenty do zniszczenia, zgodnie z ustalonym harmonogramem.
Kiedy dokumenty trzeba zniszczyć
RODO nakazuje przechowywać dane osobowe tylko tak długo, jak jest to niezbędne do celu, w którym zostały zebrane. Po upływie okresu retencji dokumentacja powinna zostać trwale zniszczona, a samo wyrzucenie jej do kosza czy pojemnika na makulaturę nie spełnia tego wymogu.
Typowe sytuacje, w których firmy zlecają niszczenie dokumentów, to zakończenie okresu przechowywania akt kadrowych i księgowych, likwidacja archiwum papierowego przy przejściu na obieg elektroniczny, zmiana siedziby, a także zamknięcie działalności.
Poziomy bezpieczeństwa niszczenia
Norma DIN 32757, do której odnosi się nasza usługa, dzieli niszczenie na stopnie bezpieczeństwa zależne od wrażliwości informacji. Im wyższy stopień, tym mniejsze cząstki powstają po zniszczeniu i tym mniejsza szansa na odtworzenie treści.
Dokumenty wewnętrzne o niskiej wrażliwości wymagają niższego stopnia. Dane osobowe, dokumentacja kadrowa, medyczna, finansowa oraz materiały objęte tajemnicą przedsiębiorstwa wymagają stopni wyższych. Dobór właściwego poziomu ustalamy razem z klientem na etapie zlecenia.
Jak wygląda proces
- Ustalenie zakresu. Określamy ilość dokumentacji, jej rodzaj i wymagany stopień bezpieczeństwa niszczenia.
- Przekazanie dokumentów. Dokumentacja trafia pod nadzór, a dostęp do niej jest ściśle ograniczony na każdym etapie.
- Niszczenie. Proces przebiega w sposób uniemożliwiający odtworzenie danych i podlega stałej kontroli.
- Zagospodarowanie pozostałości. Zniszczona makulatura trafia do recyklingu.
Najczęstsze pytania
Czy zwykła niszczarka biurowa wystarczy?
Przy pojedynczych kartkach bywa wystarczająca, ale przy większej ilości dokumentacji jest nieefektywna, a tanie modele tną na paski, które da się odtworzyć. Przy danych osobowych i dokumentacji objętej tajemnicą to zbyt słabe zabezpieczenie.
Czy niszczenie dokumentów dotyczy tylko dużych firm?
Nie. Obowiązek ochrony danych osobowych nie zależy od wielkości firmy. Gabinet, biuro rachunkowe czy jednoosobowa działalność podlegają tym samym zasadom.
Ile kosztuje niszczenie dokumentów?
Cena zależy od ilości dokumentacji i wymaganego stopnia bezpieczeństwa. Wycenę przygotowujemy indywidualnie po ustaleniu zakresu.
Na jakim terenie działamy?
Obsługujemy Kraków i województwo małopolskie.
Protokół zniszczenia i nadzór nad procesem
Po zakończeniu usługi przekazujemy protokół zniszczenia dokumentów. To dowód, że dokumentacja została trwale zniszczona, przydatny przy wykazywaniu, że firma realizuje obowiązki wynikające z RODO. Warto go zachować razem z rejestrem czynności przetwarzania.
Samo niszczenie realizujemy we współpracy ze sprawdzonym partnerem dysponującym zapleczem technicznym do pracy na dużych wolumenach. W przypadku dokumentów szczególnie wrażliwych proces może odbywać się pod nadzorem kamer, tak aby przebieg usługi dało się odtworzyć i zweryfikować.